Wie erstelle ich eine neue Verteilung?

Dies sind Schritte zum Erstellen einer neuen Verteilung.

Schritt 1:

Gehen Sie zum Bibliotheksmenü.

Wählen Sie die Dateien aus, die Sie verteilen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche "Zum Verteilen hinzufügen". Durchsuchen Sie die Kategorien und wählen Sie gegebenenfalls "Zum Verteilen hinzufügen" für weitere Dateien aus.

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Jetzt verteilen".

Alternativ können Sie, wenn Sie alle benötigten Dateien ausgewählt haben, direkt auf die Schaltfläche "Jetzt verteilen" klicken.

Schritt 2:

Nachdem Sie auf die Schaltfläche "Jetzt verteilen" geklickt haben, ändert sich die Seite zu einer neuen Seite, und Sie sehen den 3-Schritte-Prozess zur Erstellung einer neuen Verteilung.

Der erste Schritt besteht darin, den Namen und andere Details der Verteilung anzugeben. Der Name ist obligatorisch und wird von den Endbenutzern/Delegierten in ihrer Bibliothek angezeigt.

Das Ablaufdatum ist optional. Dies ermöglicht es Ihnen, ein bestimmtes Datum oder ein relatives Datum ab dem Schlüssel-Redemption festzulegen. Das Ablaufdatum der Verteilung der Benutzer wird vom jeweiligen Schlüssel-Redemption-Datum aus berechnet.

Zusätzliche Informationen ermöglichen es Ihnen, den Endbenutzern/Delegierten beliebige Informationen bereitzustellen. Diese Informationen sind für die Endbenutzer/Delegierten mit dem Namen der Verteilung sichtbar. Sie können den Text formatieren, Links hinzufügen, nummerierte Listen usw.

Sie können interne Verweise auf diese Verteilung mithilfe der Felder Referenz 1 und Referenz 2 angeben. Die Informationen in diesen Feldern sind für die Endbenutzer/Delegierten nicht sichtbar und werden in der Regel für die interne Nachverfolgung von Verteilungen verwendet.

Sie können optional ein Bild hochladen und es als Cover-Bild verwenden. Das Cover-Bild ist für den Endbenutzer/Delegierten mit dem Namen der Verteilung in ihrer Bibliothek sichtbar.

Klicken Sie auf "Weiter", um zum nächsten Schritt zu gelangen.

Schritt 3:

In diesem Schritt können Sie die Gruppendokumente in Abschnitte einteilen, die Dokumente sequenzieren und die Sicherheitseinstellungen für einzelne Dateien konfigurieren.

Klicken Sie auf das "+"-Symbol, um einen neuen Abschnitt zu erstellen. Sie können Abschnitte erstellen, um eine Gruppe von Dokumenten zu gruppieren. Sie können den Abschnitt nach Belieben benennen und das Dokument in und aus den Abschnitten ziehen oder die Dokumente innerhalb des Abschnitts neu ordnen.

Enable on (Aktivieren am)

Diese neue Konfiguration kann steuern, wann der Endbenutzer / Delegierte Zugriff auf das Dokument erhält. Die Konfiguration erfolgt in Tagen, die für jeden einzelnen Endbenutzer / Delegierten vom Schlüssel einlösen berechnet werden. Zum Beispiel - Wenn ein Dokument auf "Enable on" - Tag 2 eingestellt ist, bedeutet dies, dass der Benutzer am zweiten Tag nach der Schlüsseleinlösung Zugriff auf das Dokument erhält. Angenommen, der Benutzer hat den Schlüssel am 12-Sep-2022 eingelöst; Der Benutzer erhält am 13-Sep-2022 (Tag 2 nach der Schlüsseleinlösung, Tag 1 ist das tatsächliche Einlösedatum) Zugriff auf dieses Dokument. Der Standardwert für Tag 1 ist das Einlösedatum des Schlüssels (was auch bedeutet, dass es unmittelbar nach der Schlüsseleinlösung verfügbar ist).

Disable After (Deaktivieren nach)

Diese neue Konfiguration kann verwendet werden, um zu steuern, wann der Endbenutzer / Delegierte nicht mehr auf das Dokument zugreifen kann. Die Konfiguration erfolgt in Tagen, die für jeden einzelnen Endbenutzer / Delegierten vom Schlüssel einlösen berechnet werden. Zum Beispiel - Wenn ein Dokument auf "Disable After" - 7 Tage eingestellt ist, bedeutet dies, dass der Benutzer 7 Tage nach der Schlüsseleinlösung nicht mehr auf das Dokument zugreifen kann. Angenommen, der Benutzer hat den Schlüssel am 12-Sep-2022 eingelöst; Der Benutzer kann ab dem 19-Sep-2022 (7 Tage nach der Schlüsseleinlösung, Tag 1 ist das tatsächliche Einlösedatum) nicht mehr auf das Dokument zugreifen. Der Standardwert "-" für dieses Feld bedeutet, dass das Dokument nicht deaktiviert wird und bis zur Aufhebung des Schlüssels oder dem Ablauf der Verteilung verfügbar bleibt.

"Enable on" und "Disable after" sind optional. Die Standardkonfiguration dieser Felder bedeutet, dass die Dokumente unmittelbar nach der Schlüsseleinlösung für den Endbenutzer / Delegierten verfügbar sind und bis zur Aufhebung oder dem Ablauf der Verteilung verfügbar bleiben.

Kopieren / Drucken / Herunterladen - Diese Konfigurationen ermöglichen es Ihnen, die Sicherheit von einzelnen Dokumenten zu kontrollieren, indem Sie die Möglichkeit zum Kopieren von Text aus dem Dokument / Drucken des Dokuments / Herunterladen des Dokuments ein- oder ausschalten. Bitte beachten Sie, dass bei Aktivierung der Druckoption dem Benutzer das Drucken in PDF ermöglicht wird.

Standardmäßig offline - Wenn diese Einstellung aktiviert ist, wird der Benutzer nicht aufgefordert, und das Dokument wird automatisch im Browser-Cache gespeichert, nachdem der Schlüssel eingelöst wurde. Wenn diese Einstellung deaktiviert ist, wird der Benutzer aufgefordert, und nur wenn er sich dafür entscheidet, wird das Dokument im Browser-Cache gespeichert.

Wenn Sie weitere Dokumente hinzufügen möchten, können Sie auf die Registerkarte "Dateien hinzufügen" klicken. Suchen Sie nach Dokumenten mit dem Dokumentnamen oder Labels. Klicken Sie auf "Weiter" zum nächsten Schritt.

Schritt 4:

Dieser Schritt ermöglicht Ihnen, verschiedene Methoden zur Verteilung des Inhalts zu nutzen.

Einzelner gemeinsamer Schlüssel: Es wird ein einzelner Schlüssel erstellt, der mehrmals eingelöst werden kann. Falls Sie 10 Schlüssel benötigen, können Sie einen einzelnen Schlüssel erstellen, der von verschiedenen Benutzern bis zu 10-mal eingelöst werden kann. Einzigartiger Schlüssel: Jeder Schlüssel ist einzigartig und kann nur einmal eingelöst werden. Falls Sie 10 Schlüssel benötigen, können Sie 10 einzigartige Schlüssel erstellen; jeder der generierten 10 Schlüssel kann nur einmal von einem Benutzer eingelöst werden.

Alternativ können Sie die Schlüssel direkt E-Mail-Adressen zuweisen. Bitte beachten Sie, dass der Schlüssel im Falle der Zuweisung an eine E-Mail-Adresse als eingelöst betrachtet wird. Wir können die E-Mail-Adresse nicht ändern oder auf eine andere E-Mail-Adresse übertragen.

Klicken Sie auf "Schlüssel generieren".

Schritt 5:

Diese Seite zeigt die Zusammenfassung der erfolgreich generierten Verteilungsinformationen an. Sie können die Schlüssel kopieren oder eine CSV-Datei mit allen Schlüsseln herunterladen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Zurück zur Bibliothek", um zur Bibliothek zurückzukehren.

Sie können zum Menü "Verteilungen" navigieren, um die gerade erstellte Verteilung zu überprüfen.

Sie können die Verteilung dann über das "Optionen"-Menü bearbeiten oder eine Kopie davon erstellen.